Trong những năm gần đây hóa đơn điện tử là một từ khóa phổ biến đối với những người làm kế toán và các lĩnh vực liên quan. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cùng tư vấn Blue
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.
Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn này vì nắm rõ ưu điểm của nó. Tuy nhiên cũng nhiều đơn vị chưa hiểu rõ, lo ngại các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạp, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn giấy có những loại nào thì hóa đơn điện tử cũng có bấy nhiêu loại, cụ thể theo quy định trong các thông tư, nghị định liên quan thì hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hoặc các khu phi thuế quan và một số trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định trong thông lệ quốc tế và pháp luật về thương mại
Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn gửi người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam
Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ
Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Loại hóa đơn sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị hoặc các tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản của dự án có sử dụng vốn nhà nước
Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập và thực hiện việc ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định
Các loại được tính là hóa đơn khác, bao gồmTem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng
Ngoại trừ các loại hóa đơn trên, trong quá trình làm việc về hóa đơn chứng từ, các kế toán có thể sẽ biết tới các loại hóa đơn điện tử sau:
Hóa đơn điện tử chuyển đổi (hay hóa đơn chuyển đổi): Loại hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc
Hóa đơn điều chỉnh: Loại hóa đơn phải lập để thay thế cho hóa đơn gặp một số sai sót nhất định
Hóa đơn điện tử có mã xác thực (mã của cơ quan thuế): Là loại hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế. Bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Tổ chức, doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn này
Ưu điểm của hóa đơn điện tử
Vì sao doanh nghiệp nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử? Những lợi ích dưới đây của hóa đơn điện tử chắc hẳn sẽ khiến các chủ doanh nghiệp cân nhắc lại việc có nên chuyển đổi hay không.
Tiết kiệm chi phí
Hóa đơn điện tử có chi phí sử dụng thấp hơn nhiều so với các chi phí vận chuyển và bảo quản của hóa đơn giấy. Chính vì vậy sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức giúp tiết kiệm chi phí nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay.
Tính bảo mật cao
Bảo mật là một trong những vấn đề quan trọng với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử được lập và quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo các vấn đề về hỏng hóc hay cháy nổ.
Tiết kiệm thời gian
Mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều có thể thực hiện tại chỗ thông qua máy tính hay thiết bị có kết nối mạng internet, tiết kiệm thời gian và công sức đi lại rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy, phải đi lại giữa công ty và cơ quan thuế.
Đa dạng phương thức gửi hóa đơn
Hóa đơn điện tử có khá nhiều cách gửi như tin nhắn SMS, email…
Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, chứng từ
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp cần kiểm tra doanh nghiệp đã đủ điều kiện để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa.
06 điều kiện cần và đủ để sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Điều kiện 1: Tổ chức kinh tế đủ điều kiện hoặc đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với Cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng
Điều kiện 2: Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử
Điều kiện 3: Có đội ngũ kỹ thuật viên đủ trình độ với khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử
Điều kiện 4: Có chữ ký điện tử theo quy định
Điều kiện 5: Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với các phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn
Điều kiện 6: Có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về chất liệu lưu trữ như:
Hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc chứng minh tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu không may có sự cố về hệ thống để đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra được các vật mang tin hay sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
