Chữ ký số (chữ ký điện tử) đang trở thành “phương tiện” phục vụ công việc vô cùng hữu ích cho doanh nghiệp/cá nhân trong các giao điện tử như kê khai, nộp thuế, BHXH hoặc ký trực tiếp trên các văn bản điện tử, hợp đồng điện tử mà không cần gặp gỡ hay chuyển phát qua lại. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, kế toán cần phải nắm chắc những thông tin dưới đây để sử dụng chữ ký số doanh nghiệp hiệu quả, an toàn và đúng quy định.
1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì?
Chữ ký số doanh nghiệp là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người nhận được thông điệp dữ liệu ban đầu có thể xác nhận định danh nguồn gốc và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đã ký số.
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng quy trình mã hóa bằng khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private).
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Chữ ký số đóng vai trò như một con dấu để xác nhận văn bản này là của doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản mà doanh nghiệp, tổ chức giao dịch và được thừa nhận về mặt pháp lý.
Chữ ký số dễ dàng chuyển giao, không thể bị bắt chước bởi bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian. Chữ ký số đảm bảo tài liệu gốc sẽ được giữ toàn vẹn nội dung và người ký cũng không thể không công nhận nó sau này.
2. Thông tin thể hiện trên chữ ký số doanh nghiệp?
- Chữ ký số doanh nghiệp
- Thông tin thể hiện trên chữ ký số doanh nghiệp
Trong chữ ký số doanh nghiệp chứa các nội dung thông tin sau:
- Thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Bao gồm: Tên doanh nghiệp, Mã số thuế của doanh nghiệp…;
- Số serial của Token;
- Thời hạn sử dụng có hiệu lực của chữ ký số;
- Những thông tin liên quan đến tổ chức chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp;
- Chữ ký xác nhận của tổ chức chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp;
- Những quy định về việc hạn chế sử dụng chữ ký số, quy định về phạm vi sử dụng của chữ ký số;
- Quy định về trách nhiệm và những hạn chế của các tổ chức chứng thực chữ ký cho doanh nghiệp;
- Một số những nội dung quan trọng khác dựa trên thông tin quan trọng được quy định bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.
3. Đặc điểm nhận dạng của chữ ký số doanh nghiệp
Chữ ký số doanh nghiệp hình thức riêng lẻ có hai đặc điểm nhận dạng nổi bật:
- Chữ ký số có hình dạng như một chiếc USB được gọi là USB Token.
- Chứ ký số được bảo mật bằng mật khẩu được gọi là mã PIN.
Chữ ký số doanh nghiệp hình thức tập trung có các đặc điểm sau:
- Chữ ký số tập trung hay còn gọi là chữ ký số server (HSM)
- Chữ ký số không sử dụng thiết bị riêng lẻ để mã hóa, sử dụng chung một hệ thống chữ ký số cho nhiều điểm, nhiều cơ sở, chi nhánh doanh nghiệp.
4. Chức năng của chữ ký số doanh nghiệp
- Chữ ký số doanh nghiệp là giải pháp giúp doanh nghiệp:
- Ký số các giao dịch công trực tuyến:
- Kê khai, nộp thuế, Hải quan, Ký số trên Hóa đơn điện tử, Bảo hiểm xã hội, khai C/O, đăng ký kinh doanh, tạm ngừng, thay đổi thông tin… tại Cổng thông tin quốc gia và các cơ quan hành chính,…bằng hình thức trực tuyến mà không cần phải giao dịch bằng hồ sơ giấy trực tiếp tại văn phòng cơ quan nhà nước.
Thực hiện ký số trong các giao dịch khác:
Giao dịch qua ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, đấu thầu điện tử, ký kết hợp đồng với các đối tác, giao dịch qua email, hội nghị truyền hình hoặc ký kết hợp đồng từ xa, trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức Nhà nước, hay giữa các tổ chức cơ quan Nhà nước trong môi trường trực tuyến mà không cần phải hẹn gặp trực tiếp.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
